Styrelseprotokoll

Signera styrelseprotokoll digitalt med BankID

Skicka protokollet för underskrift direkt efter mötet. Protokollföraren signerar, ordföranden och justeraren justerar — var och en med sitt eget BankID, utan att protokollet behöver skickas runt på papper mellan ledamöterna.

Kom igång utan kostnad Se priser

BankID
eIDAS
GDPR
Svensk datalagring

Det här ingår

Justerat utan att någon reser
Ledamöter på olika orter skriver under från mobilen, så protokollet blir klart dagarna efter mötet i stället för veckorna efter.
Bestämd ordning
Låt protokollföraren signera först och justerarna därefter, eller alla samtidigt.
Underskrift med BankID
Varje ledamot skriver under med sin egen e-legitimation, över en text som innehåller protokollets kontrollsumma.
Påminnelser till den som dröjer
Den som inte skrivit under påminns automatiskt, i stället för att sekreteraren jagar underskrifter.
Bilagor till protokollet
Skicka med beslutsunderlag och bilagor i samma utskick.
Samlat protokollarkiv
Signerade protokoll ligger samlade i arkivet, med logg över vem som skrev under och när.

Så fungerar det

Ladda upp protokollet
Spara protokollet som PDF och ladda upp det, eller bygg det från er protokollmall.
Lägg till undertecknare
Protokollförare, ordförande och den eller de ledamöter som ska justera.
Välj BankID och ordning
Välj BankID som signeringsmetod och bestäm i vilken ordning underskrifterna ska ske.
Arkivera det justerade protokollet
När alla skrivit under får samtliga det färdiga protokollet, och det sparas i arkivet.

Får ett styrelseprotokoll signeras digitalt?

Ja, men här finns ett formkrav som inte gäller för vanliga avtal. Enligt aktiebolagslagen ska styrelseprotokollet undertecknas av den som fört protokollet och justeras av ordföranden, och har styrelsen fler än en ledamot också av en ledamot som styrelsen utser. Lagen säger samtidigt att en handling som ska undertecknas får undertecknas med en avancerad elektronisk underskrift enligt EU:s eIDAS-förordning.

Det betyder att en inklistrad namnteckning eller ett godkännande via mejl inte räcker för ett aktiebolags styrelseprotokoll. Underskriften ska vara knuten till undertecknaren, kunna identifiera hen, vara skapad med något hen ensam kontrollerar och vara kopplad till innehållet så att ändringar i efterhand upptäcks.

Så görs underskriften i MySign

Signering med BankID i MySign är byggd efter de fyra kraven på en avancerad elektronisk underskrift.

Identifiering: Ledamoten skriver under med sitt eget BankID. Namn och personnummer kommer från e-legitimationen, inte från ett formulär.
Egen kontroll: Underskriften skapas i ledamotens egen BankID-app med hens personliga kod.
Koppling till innehållet: Texten som signeras med BankID innehåller protokollets kontrollsumma (SHA-256), så underskriften avser just det dokumentet.
Skydd mot ändringar: Det färdiga protokollet låses med MySigns digitala sigill, och BankID-underskrifterna bifogas som bevisning i filen.

Fler bolagshandlingar som samlar underskrifter

Samma arbetssätt fungerar för andra handlingar där flera personer ska skriva under: stämmoprotokoll, beslut per capsulam där samtliga ledamöter undertecknar, fullmakter och arbetsordning för styrelsen.

Ska handlingen ges in till Bolagsverket eller någon annan myndighet, kontrollera först vilka krav mottagaren ställer på elektroniska underskrifter. Kraven skiljer sig mellan olika handlingar och ärenden.

Vanliga frågor

Uppfyller MySign kravet på avancerad elektronisk underskrift?

Ja, signering med BankID i MySign är byggd för att uppfylla lagens fyra krav. Underskriften är knuten till ledamoten och identifierar hen genom BankID, den skapas i ledamotens egen BankID-app, och den är kopplad till protokollets innehåll så att en ändring i efterhand upptäcks. Välj BankID som signeringsmetod när ni skickar protokollet.

Kan vi använda SMS-kod eller ritad signatur för protokollet?

Metoderna finns, men för styrelseprotokoll i aktiebolag bör ni välja BankID. SMS-kod och ritad signatur ger inte samma identifiering av undertecknaren.

Vem ska skriva under ett styrelseprotokoll?

Protokollföraren undertecknar och ordföranden justerar. Har styrelsen fler än en ledamot justerar också en ledamot som styrelsen utsett. Lägg till dem som undertecknare i den ordning ni vill.

Fungerar det för föreningar och stiftelser?

Ja, signeringen fungerar likadant. Vilka som ska underteckna och justera styrs av er associationsform och era stadgar.

Vad gör vi om en ledamot saknar svenskt BankID?

Då kan den ledamoten inte signera med BankID i MySign. Låt i första hand en annan ledamot justera, eller hantera den underskriften på papper.

Hur länge finns protokollen kvar?

Protokollen ligger kvar i ert arkiv så länge kontot är aktivt. Ladda också ner de signerade filerna till er egen protokollsamling, eftersom bolaget ansvarar för att protokollen förvaras på ett betryggande sätt.

Läs vidare

Digital signering med BankID

Signera avtal med BankID och få ett komplett revisionsspår.

E-signering och elektronisk signatur

Vad signaturerna är värda juridiskt och när du använder vilken nivå.

Avtalsmallar och dokumentbyggare

Bygg avtalet en gång, spara det som mall och skicka nästa på några minuter.

Testa MySign utan kostnad

Ingen startavgift och ingen bindningstid. Skapa ett konto och skicka ditt första dokument idag.

Skapa konto

Det här ingår

Justerat utan att någon reser

Ledamöter på olika orter skriver under från mobilen, så protokollet blir klart dagarna efter mötet i stället för veckorna efter.

Bestämd ordning

Låt protokollföraren signera först och justerarna därefter, eller alla samtidigt.

Underskrift med BankID

Varje ledamot skriver under med sin egen e-legitimation, över en text som innehåller protokollets kontrollsumma.

Påminnelser till den som dröjer

Den som inte skrivit under påminns automatiskt, i stället för att sekreteraren jagar underskrifter.

Bilagor till protokollet

Skicka med beslutsunderlag och bilagor i samma utskick.

Samlat protokollarkiv

Signerade protokoll ligger samlade i arkivet, med logg över vem som skrev under och när.

Så fungerar det

Ladda upp protokollet

Spara protokollet som PDF och ladda upp det, eller bygg det från er protokollmall.

Lägg till undertecknare

Protokollförare, ordförande och den eller de ledamöter som ska justera.

Välj BankID och ordning

Välj BankID som signeringsmetod och bestäm i vilken ordning underskrifterna ska ske.

Arkivera det justerade protokollet

När alla skrivit under får samtliga det färdiga protokollet, och det sparas i arkivet.

Får ett styrelseprotokoll signeras digitalt?

Så görs underskriften i MySign

Signering med BankID i MySign är byggd efter de fyra kraven på en avancerad elektronisk underskrift.

Identifiering

Ledamoten skriver under med sitt eget BankID. Namn och personnummer kommer från e-legitimationen, inte från ett formulär.

Egen kontroll

Underskriften skapas i ledamotens egen BankID-app med hens personliga kod.

Koppling till innehållet

Texten som signeras med BankID innehåller protokollets kontrollsumma (SHA-256), så underskriften avser just det dokumentet.

Skydd mot ändringar

Det färdiga protokollet låses med MySigns digitala sigill, och BankID-underskrifterna bifogas som bevisning i filen.